Flota enova365 to moduł, który oferuje wszystkie funkcje potrzebne do tego, by odpowiednio zarządzać flotą samochodową w firmach, które są właścicielami lub leasingobiorcami pojazdów i wykorzystują od kilku do kilkudziesięciu pojazdów. Flota enova365 to część systemu ERP. Jest to ważne ponieważ informacje o wykorzystywaniu floty są płynnie przekazywane do osób lub działów, których może dotyczyć ten proces
- Rezerwacje
Najważniejszą częścią modułu Flota są rezerwacje oraz możliwość generowania z nich przejazdów. Każda rezerwacja zawiera następujące informacje: automatycznie nadawany numer rezerwacji, stan rezerwacji, rezerwowany pojazd, osoba rezerwująca pojazd, opis i cel rezerwacji, typ trasy, docelowy kontrahent i docelowa lokalizacja kontrahenta, miejsce odbioru oraz zwrotu pojazdu, data i godzina rozpoczęcia i zakończenia rezerwacji. Długość trasy zostanie wyliczona automatycznie jako różnica pomiędzy końcowym odczytem licznika, a odczytem początkowym. Dla każdej dodanej rezerwacji można dodać dokumenty z nią związane np. mandaty. Dodatkowo z każdej wykonanej rezerwacji za pomocą jednego kliknięcia można wygenerować przejazd, w celu prowadzenia księgowej ewidencji przebiegów.
- Ewidencja zdarzeń związanych z pojazdem
W module Flota dostępna jest lista przedstawiająca zestawienie wszystkich zdarzeń powiązanych z pojazdami floty. Domyślnie w systemie dostępne są dwa rodzaje zdarzeń: przegląd techniczny oraz awaria samochodowa, istnieje jednak możliwość dodawania własnych zdarzeń, dostosowanych do specyfiki przedsiębiorstwa. Co ważne, do każdego ze zdarzeń można dodawać powiązane z nim dokumenty oraz w przypadku, gdy zdarzenie wymagało zaangażowania pracowników lub sprzętu, wówczas informację o tym można zapisać w odpowiedniej zakładce
- Ubezpieczenia pojazdów
Dla każdego pojazdu zarejestrowanego w module Flota istnieje możliwość dodania ubezpieczeń oraz opisania polis parametrami takimi jak: data rozpoczęcia i zakończenia okresu ubezpieczenia, ubezpieczyciel, numer polisy ubezpieczeniowej, opis, OC, AC, NNW, Assistance, wycena ubezpieczanego pojazdu, suma składki ubezpieczeniowej, dołączone dokumenty i załączniki. Jeżeli do ubezpieczenia zostanie podpięty dokument zakupu polisy, wówczas suma składki ubezpieczeniowej zostanie pobrana z niego automatycznie.
- Szkody
Do każdej zawartej polisy w systemie istnieje możliwość zgłoszenia szkody, która może zostać opisana parametrami: numer szkody, data zdarzenia, pojazd, kierowca, sprawca, status decyzji o odszkodowaniu, kwota (wysokość roszczeń), numer polisy ubezpieczeniowej, ubezpieczyciel sprawcy, numer rejestracyjny samochodu sprawcy, opis zdarzenia. W zakładce załączniki można dodać wszelkie dokumenty związane ze szkodą takie jak zdjęcia, opisy czy mapki sytuacyjne zdarzenia.
- Mandaty
W module Flota istnieje możliwość dodawania mandatów. Lista mandatów obejmuje informacje związane z: pojazdem i przejazdem do którego został wystawiony mandat, datą i godziną określającą, kiedy został wystawiony mandat, kierowcą pojazdu, kwotą mandatu oraz liczbą punktów karnych.